رشد و توسعه شهرها توام با رشد و توسعه انواع دستگاه های متولی مدیریت شهری ،سر درگمی و ابهامات زیادی را برای شهروندان جهت ثبت درخواست های متنوع ایجاد نموده است.
اگر شما هم جز آن دسته از افراد هستید که اعتقاد دارید با ارسال مکاتبه یا برگزاری جلسه با استاندار، شهردار ،رئیس شورای اسلامی شهر و… می توانید درخواست های خود را ثبت و به نتیجه برسید پیشنهاد می کنم متن زیر رو مطالعه فرمایید. همچنین با ثبت تیکت می توانید از خدمات مشاوره ما در زمینه تدوین مکاتبات تخصصی بهره مند شوید.

۱-مکاتبه با کدام دستگاه

انتخاب دستگاه های دولتی وو غیردولتی موجود در شهرها (استانداری، شهرداری، شورای اسلامی شهر و …) اولین موضوعی است که باید براساس وظایف قانونی و ذاتی هریک از نهادها به آن توجه کرد.
به عنوان مثال  شورای اسلامی شهر به عنوان قانون گذار وظیفه تدوین قوانین، دستورالعمل و ضوابط و نظارت بر حسن اجرا قوانین را برعهده دارد و شهرداری مجری این قوانین است.پس اگر درخواست شما در چارچوب قوانین و مصوبات موجود است و صرفا درخواست عمل به قوانین، تسریع یا تسهیل دارید پیشنهاد می کنم به شهرداری مراجعه نمایید.اما اگر درخواست شما درخصوص تغییر در ضوابط و قوانین موجود است یا در اجرا صحیح قوانین و موضوع نظارتی موضوعی دارید بهتر است به شورای اسلامی شهر مراجعه نمایید

۲-مخاطب نامه

بسیاری از درخواست ها در قالب مکاتبات به طور مستقیم به استاندار، شهردار یا رئیس شورای اسلامی شهر ارسال می شود.
شاید در یک شهر کوچک، ارسال مکاتبه به طور مستقیم به استاندار، شهردار یا رئیس شورا امری رایج باشد ، اما در کلان شهر ها  ،  آن هم در شرایطی که اغلب مکاتبات فاقد استاندادرهای لازم است، باعث می شود علاوه بر صرف زمان بسیار طولانی، درخواست در مسیر مناسب قرار نگیرد.
در کنار انتخاب مخاطب اصلی ، انتخاب مخاطبین رونوشت نیز از اهمیت بالایی برخوردار است. به عنوان مثال به جای مکاتبه مستقیم با شهردار می توانید مکاتبه را با یکی از معاونت های شهرداری انجام داده و رونوشت را برای شهردار درج نمایید. این باعث می شود موضوع از دومسیر و بعضا چند مسیر بررسی و رصد گردد.

۳-مذاکره قبل از مکاتبه

 چگونه می توان با استاندار، شهردار یا اعضای شورای شهر یا سایر مدیران استانی و شهری ملاقات کرد؟
سوالی که بسیاری از شهروندان و حتی شرکت های حقوقی مطرح می کنند .
فرض کنید شما توانستید شخص استاندار، شهردار یا رئیس شورای شهر را ملاقات نمایید، در بازه زمانی حداقلی چگونه می توان به تشریح کامل درخواست خود بپردازید. همچنین تجربه ثابت کرده است مدیران در سطح کلان هیچگاه به جزئیات فرآیندهای داخلی آگاه نبوده و بعضا شما را امیدوار و در مسیر نادرستی سرگرم پیگیری خواهند کرد.

۴- مذاکره با کارشناس خبره

 با توجه به نوع درخواست خود،معاونت، سازمان یا منطقه مرتبط و همچنین واحد تخصصی و فرد مسئول را شناسایی نمایید. مذاکره اولیه با کارشناس را انجام دهید، درصورتی که درخواست شما از نظر کارشناسی مورد تایید است اما نیاز به مساعدت یا دستور مدیریتی در بخشی از فرآیند دارد با کمک کارشناس مربوطه، موضوع را به طور کامل و شفاف در مکاتبه درج نمایید. همچنین کارشناس مربوطه بهترین گزینه برای معرفی مخاطب مکاتبه شماست. از کارشناس مربوطه بخواهید تا با توجه به نوع درخواست و همچنین حدود وظایف هریک از مدیران، بهترین مسیر را به شما نشان دهد.

۵- موضوع مکاتبه

یکی از آیتم هایی که معمولا به آن توجه کافی نمی شود ولی از اهمیت بالایی برخوردار است. باید سعی کنید از عنوانی دقیق برای موضوع مکاتبه خود استفاده نمایید تا حرفه ای بودن شما را به مخاطب نامه اعلام نماید. موضوع دقیق باعث می شود مخاطب نامه با دقت و حوصله مکاتبه کاملا حرفه ای و کارشناسی شما را مطالعه نماید

۶- پیشینه مکاتبات و توافقات

در ابتدای مکاتبات پیشنهاد می شود در صورت وجود سوابق (ترجیحا آخرین مکاتبه یا صورتجلسه اشاره شود) با ذکر تاریخ و عنوان دقیق سابقه اشاره شود.
مکاتبات طرفین همانند قطعات دومینو باید به ترتیب و در امتداد یکدیگر قرار گیرد
در خصوص مکاتبات یا صورتجلساتی که از سوی شهرداری یا شورای شهر ارسال شده است از واژگان “بازگشت به ” یا ” عطف به ” استفاده می شود.
در صورتی که مکاتبه در ارتباط با مکاتبه قبلی خود شما می باشد از کلمه “پیرو” استفاده کنید.
همچنین پیشنهاد می شود از تکرار موضوعات قبلی بپرهیزد و صرفا با اشاره به شماره و تاریخ مکاتبات و سوابق گذشته، موضوعات جدید را طرح نمایید.
همچنین  در صورتی که مکاتبات دارای ۲ شماره یا ۲ تاریخ می باشد ( شماره و تاریخ درج شده توسط ارسال کننده و شماره و تاریخ ثبت شده در سیستم دبیرخانه ) به هر دو مورد در نامه اشاره شود و ن مکاتبات اشاره شده را حتما در پیوست مکاتبه جدید قرار دهید تا مخاطبین مکاتبه بتوانند در کمترین زمان ممکن، نسبت به مشاهده اصل مکاتبات اشاره شده اقدام نمایند.

۷- شرح وضعیت موجود

پس از  درج پیشینه موضوع، شرح موضوع را در ارتباط با پیشینه و در وضعیت موجود مطرح نمایید.
همچنین در بیان وضع موجود پیشنهاد می شود به جز دلالیل فنی از ذکر سایر موارد غیر فنی و مواردی که ممکن است فرد یا افرادی را زیر سوال ببرد بپرهیزید . در غیر اینصورت مکاتبه شما کاملا به حاشیه خواهد رفت
اگر در تایید وضعیت موجود مستنداتی ( عکس، طرح و…) نیز پیوست مکاتبه شود به فهم موضوع و کمک به حل آن بیشتر کمک خواهد کرد.

۸-ثبت درخواست

در بخش انتهایی مکاتبه، درخواست خود را به صراحت بیان کنید.
این بخش معمولا با این جمله شروع می شود
خواهشمند درصورت صلاحدید دستور فرمایید نسبت به تسریع یا مساعدت یا… همکاری لازم صورت پذیرد
همچنین پیشنهاد می شود در پایان مکاتبات ،  به جهت تعمیق تعاملات طرفین از واژگان مثبت نیز استفاده شود.
پیشاپیش از حسن توجه و همکاری آن مقام محترم کمال سپاسگزاری را دارم.

همین الان می توانید مکاتبه دست نویس و پیشنهادی خود را برای ما ارسال و فایل مکاتبه کارشناسی در فرمت استاندارد اداری را دریافت نمایید.
تنها کافی است فرم زیر را تکمیل و ارسال نمایید. همچنین در صورت فوریت مکاتبه تنها کافی است پس از ارسال فرم، نام خود را به شماره ۰۹۱۵۰۷۰۸۷۱۸ پیامک نمایید

۹-پیگیری مستمر و هدفمند مکاتبات

پس از ثبت مکاتبه، حالا نوبت پیگیری مستمر و هدفمند است.
همزمان با ثبت مکاتبه، شماره ثبتی نهاد و دستگاه مربوطه به شما ارائه می شود. پیگیری حضوری توسط نماینده شما و پس از آن پیگیری های تلفنی جهت برگزاری جلسات احتمالی یا ارائه اطلاعات تکمیلی باید صورت پذیرد.

بخش اختصاصی شهر مشهد
در صورتی که تمایل دارید مکاتبات و درخواست های شما توسط تیم خبره مشاوران اطمینان شرق انجام شود، درخواست خود را به شماره ۰۹۱۵۰۷۰۷۶۷۸ پیامک نمایید